香港儲物室 (Hongkong Storage) 自 1997 年一直為香港服務，25 年間不斷引進迷你倉儲物新概念，業務範圍涵蓋迷你倉、上門儲物箱、流動儲物櫃、及商業文件儲存等多種專業儲存服務。分店網絡覆蓋港、九、新界，倉儲面積超過 25 萬平方呎。

Hongkong Storage 近年積極擴大業務範圍，但隨著公司規模擴大，工作地點數量增加，前線和後勤員工人數亦大幅提升，選用只有基本功能的舊有 HR 系統已不勝負荷。複雜的人事架構令管理層萌生進行數碼轉型的念頭，利用雲端數碼科技，簡化日常 HR 事務。
 

YOOV WORK 數碼 HR 管理系統   簡化排班、考勤、假期管理

Hongkong Storage 原來正使用的 HR 系統於 6 年前添置，只有簡單的假期管理、薪酬計算、報税等功能。而且該系統的伺服器設於公司內部，一旦停電，系統便不能運作，更面臨嚴重資料遺失的風險。

Hongkong Storage 於 2022 年開始轉用 YOOV WORK HR 管理及流程審批系統，實現人力資源管理自動化和系統化，使排班、考勤管理、假期審批等更便利。
 

Hongkong Storage 作為行業的領導者，分店網絡遍佈全港。公司各部門分別於不同時間維持運作，以便隨時照顧客人存倉需要。如客戶服務、銷售、設施管理部均需於星期一至日在不同迷你倉分店、倉庫及客服中心輪班工作，而後勤文職員工則為五天工作。除全職員工，亦同時聘請合約及兼職員工以維持各分店的營運，衍生多於四個更次的工時編制，在管理時用上大量資源及時間。

Hongkong Storage 以往依賴 Excel 排班，HR 收集來自不同辦公室和倉庫的報更表後，花費半天輸入到系統，再以電郵方式發送更表。不但過程漫長，浪費人力，複雜的多更制亦大大增加排班難度。

運用 YOOV WORK 排班管理功能，HR 及主管可共同於後台操作，所有編更過程線上進行，流程更快更暢順。主管可於系統以簡單拖放一次性為員工進行批量排班，節省重複輸入和核對排班紀錄的時間，效率提升逾 6 倍。HR 完成編更後，所有排班更新立刻顯示於系統，員工可自行在電腦或手機查看更表，無需再透過電郵向每個員工發布更表。HR 可於單一頁面同時處理排班、請假及調更操作，大大提升工作效率。

以往員工申請假期需以電郵通知上司及 HR，審批時間可高達一星期，甚或一星期後才被通知申請不通過。

於 YOOV WORK，員工可輕鬆以手機 App 自助申請及管理假期，提交申請後系統即時通知上司與 HR，如未能即時處理申請，系統亦會於 7 天後發出待審批提醒通知。員工可在 App 上清晰查看每個審批階段及狀態。申請審批後，系統會自動記錄及準確計算假期餘額，方便員工日後自助查閱過往請假紀錄及假期餘額。

Hongkong Storage 有超過 50 個工作地點，外勤員工很多時需一天內到多個地方工作。過往 HR 依賴紙本方式記錄員工工作時間，再人手輸入數據到系統，工作量繁重。

YOOV WORK 助智能化管理員工考勤，實時記錄員工打卡時間、遲到、早退等資訊。HR 或主管可實時於手機 App 查閱考勤紀錄，無論何時何地亦能全面了解員工出勤狀況。

YOOV WORK 為 Hongkong Storage 實現數碼人力資源管理，取代舊有 HR 系統，協助應付公司規模擴大、人事架構複雜、行業競爭上升等內、外挑戰。YOOV 系統擁高度靈活性，幫助靈活管理團隊及有更好時間規劃，以便令業務發展更順暢及有效率。