2023年06月19日
技術夥伴: YOOV
方案名稱: YOOV WORK - HR 管理及流程審批系統 (按此了解更多)
客戶名稱: 【IWS國際永勝集團】
IWS 國際永勝集團控股有限公司營運歷史超過 10 年，主要提供物業管理、保安、護衛、清潔等服務，當中員工超過 1,000 人。服務對象包括大型企業如香港鐵路公司、香港政府部門等。
擁有如此龐大的員工數量，必然會面對非常多的人力資源管理難題。其中一個 IWS 遇到的問題就是員工資料的儲存和更新。
IWS 過千員工的資料均儲存在同一個 Excel file。可以想像得到當檔案可被多人修改，中間資料出現錯漏的機會很大。而且會出現多個儲存版本，分不清楚哪個才是最新及最正確的版本，以致誤會頻生。
而員工資源儲存和更新就引申到提醒員工續領證件的問題。絕大部分的員工持有多於一種的證件和證明，例如是保安人員許可證、回鄉證，年屆 65 歲以上保安亦需持有醫生證明書。而這些證件和證明均需要定時續期，否則可能違反法例令公司需要付上大額罰款甚至影響經營。
為確保所有員工工作時均持有有效的證件，HR 需要不時進入儲存員工資料的 Excel 檔案檢查哪位員工的各類證件及證明是即將到期以提醒他們續領。但因為員工數量太多，證件數量不少而且到期日不同，HR 很容易會"走漏眼"哪些員工是未有續領證件，以致公司隨時要付上法律責任。
另外，IWS 每個月也需要印刷過千張糧單予員工。而派發糧單過後，很多員工因為要進行入息審查或申請資助而需要提供糧單，但他們往往已經丟失糧單，故此需要向 HR 要求重印糧單。大量的重印糧單要求不單加重 HR 工作量，也浪費非常多的紙張。
IWS 選擇了使用 YOOV WORK 解決上述問題。在員工資料儲存問題上，統一使用 YOOV WORK 的系統杜絕 Excel 版本分歧的問題，多名 HR 可同時在系統內修改及更新員工資料，做到協同辦工，加快工作效率。而所有員工資料均儲存在系統裏，管理層如有需要亦可直接在系統內查閱到最新的員工資料。
另外 YOOV WORK 設有自動提醒功能，HR 可自定需要提前多久為哪些證件及證明的到期日作提醒，哪些證件及證明即將到期的員工一目了然，不怕忘了提醒哪位員工需要去辦理續領手續了。
而YOOV WORK 系統設有電子糧單功能，員工可以透過 YOOV WORK 手機 APP 直接查看及下載自己每月的電子糧單，既不會丟失，亦環保得多。
要有效管理過千名員工，依靠 Excel 和人的記憶力遠遠不夠。YOOV WORK 讓員工管理數碼化，不僅大大減低出錯機率，更能大幅提升工作效率，一舉兩得。