在競爭激烈的市場環境中，中小企業舉辦活動不僅是為了擴大業務網絡、提升品牌知名度，更是與客戶建立深度連結的重要途徑。然而，傳統活動管理的繁瑣流程往往讓企業疲於奔命，消耗寶貴資源。現代化的活動登記管理系統正成為中小企業數碼轉型的關鍵一環，幫助企業突破效率瓶頸，實現可持續發展。

​一家香港知名公用事業公司有部分活動一直以傳統紙本方式收集活動登記，於管理活動時往往面對多重挑戰。收集活動報名後，員工需要手動將資料輸入電子表格和內部系統，不僅耗時費力，更容易出錯。在數據管理方面，員工難以有效組織、排序和搜尋資料，大大影響分析效率。過程中使用大量紙張，更與公司的永續發展理念相悖。此外，每次舉辦活動都需外聘技術人員建立或更新網站，大幅增加營運成本。

為解決各種問題，該公司引入Online Survey活動登記管理系統，實現全方位智能化活動管理流程。員工只需輸入活動資料和上傳照片，便可自動生成活動網頁並整合至主網站首頁。整個登記流程完全自動化，從網上註冊、電郵確認到發送提醒，一氣呵成，大幅節省人手處理時間。系統後台具備實時追蹤功能，讓活動主辦方隨時掌握登記情況，優化資源分配，並允許其他供應商登入確認註冊狀況及配對時間。嚴格的資料存取權限確保只有授權人員才能查看或編輯個人資料，全面保障數據安全。

（圖片由 Online Survey Ltd 提供）

採用新系統後，該公司活動參加人數大幅上升，同時減少了紙張和電力消耗，完美契合其減碳和永續發展目標。透過智能化活動管理，該公司不僅提升了營運效率，更成功減少碳排放，達致雙贏局面。

（圖片由   Online Survey Ltd 提供）

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inno4life 創意文化及科技創新展覽的主辦機構Media360 Asia同樣面對傳統活動管理帶來的種種挑戰：參加者抵達活動現場後需在接待處排長龍等候報到；主辦單位與參加者溝通效率降低，活動提醒不足，難以向特定群組發送最新資訊，導致參加者經常錯過重要更新，影響出席率。此外，老舊系統不但耗費大量硬件和人力資源，更隱藏許多故障排除和培訓成本。更令人憂慮的是，數據保護措施不足，使參加者敏感資訊面臨安全風險。

為徹底革新活動管理流程，Media360 Asia採用了Online Survey活動登記管理系統。參加者成功報名後立即收到自動電子郵件確認，內含活動詳情、專屬QR Code及報到指引等重要資訊。系統還會在活動前自動發送簡訊提醒，有效提高出席率。即使展覽報名人數超過4,000人， Media360 Asia 仍能輕鬆向特定參加者群組發送客製化活動預覽郵件。

（圖片由 Online Survey Ltd 提供）

活動現場，工作人員使用手提掃描器讀取QR Code，參加者平均僅需3-5秒即可完成報到。創新的便攜式無線門券打印設備讓工作人員能在場內任何位置即時掃描及打印入場券，徹底解決排隊問題。系統後台為 Media360 Asia 提供即時數據分析，包括出席率、場次熱門程度和資源使用情況，更能自動生成活動後報告，便於策略分析和後續跟進。

（圖片由 Online Survey Ltd 提供）

值得一提的是，系統獨有的資料加密技術確保主辦方能妥善處理參加者個人資料，在保存最少必要資訊的同時，保留完整活動統計數據，為未來活動策略優化提供科學依據。

智能活動管理系統為中小企業帶來四大關鍵優勢：提升營運效率、改善客戶體驗、實現數據驅動決策，以及達成環保永續目標。自動化流程不僅釋放人力資源，更讓團隊能專注於更具創造性的高價值工作。從便捷報名到只需數秒完成的入場體驗，提升了參加者滿意度，為企業品牌加分。即時數據分析和自動生成報告為決策者提供精準洞察，實現科學規劃和最佳資源分配。而無紙化運營則契合現代企業的環保責任，有效降低碳足跡。

在當今競爭激烈的商業環境中，活動管理智能化已非選擇而是必需。透過 Online Survey 等創新解決方案，中小企能實現工作流程自動化、強化數據安全、優化參加者體驗和提升資源使用效率，以更精簡的投入創造更顯著的市場影響力。唯有擁抱數碼創新，企業才能在瞬息萬變的商業格局中搶佔先機，實現可持續發展與長遠成功。

紮根香港超過16年，Online Survey Ltd致力為客戶提供專業的線上平台服務，涵蓋線上調查、電子表單註冊、工作流程自動化等多種功能。

我們的平台具備完善的資料處理能力，從資料收集、驗證、即時通知，到資料分析與輸出、即時報告生成等，皆能一站式完成。

憑藉卓越的技術實力，我們成為香港生產力促進局DDIY平台的技術合作夥伴。在資訊安全管理方面，我們已取得ISO27001資訊安全管理系統認證，並榮獲香港警務處頒發2023年網路安全專業人士獎 - 優異獎，充分展現我們在資訊安全領域的專業水準與承諾。