在瞬息萬變的營商環境中，香港中小企正面臨一場無聲的效率危機。過去，公司骨幹員工的日常往往被海量的行政文件、跨部門溝通與繁瑣的搜尋資料過程所淹沒，這種被瑣事拖累、「得個忙字」的狀態直接削弱了公司的核心競爭力。然而，隨著人工智能（AI）技術迅速普及，生成式 AI（Generative AI）已不再是大企業的專利，而是所有公司不可或缺的「基本盤」。

如今，許多員工早已深諳如何運用 AI 來提升個人工作效率， BYOAI（Bring Your Own AI）——員工將自己常用的個人 AI 工具帶入職場——更是見慣不怪。面對 AI 浪潮，具備前瞻視野的中小企老闆及管理層明白，與其被動應對，不如主動出擊。為了將這種「個人層面」的效率提升轉化為「公司層面」的整體生產力，越來越多機構開始全面部署企業級的生成式 AI 工具。這不僅是為了順應科技洪流，更是為了在激烈的市場競爭中保持靈活敏捷，從根本提升競爭力。

以港鐵公司為例，其日常營運涉及海量的數據與頻繁的跨部門協作。過去，繁重的行政及文書處理工作往往拖慢了溝通步伐，妨礙員工專注於高價值工作及提升服務質素。

為了突破效率瓶頸，港鐵選擇引入 Microsoft 365 Copilot。透過已嵌入 Copilot AI 助理的 Microsoft 365 應用程式，港鐵成功將準備文件與跨部門溝通大幅自動化。Copilot 能協助員工自動撰寫、整理及撮要文件與 Email，讓員工毋須再花時間由零開始「起稿」，可直接專注於跨部門協調及實際行動安排。

（圖片由Microsoft提供）

此外，Copilot 能將分散於不同文件、會議紀錄及工作內容中的資料進行初步分析與整合。管理及營運人員無需再苦等人手整合總結的報告，便能即時掌握重點，更有效率地作出營運與服務相關的判斷。另外，Copilot 亦可協助統一文件結構和資料整理的標準，減少人手處理帶來的誤差，讓團隊能基於一致的資訊作決策，將注意力集中於決策質素與服務體驗之上。

資料分散與行政流程繁複是許多機構的長期痛點，本地著名學府香港大學亦不例外。教職員以往需耗費大量時間處理日常行政資料及應付重複性的查詢，嚴重打斷了教學與研究的節奏。

為此，香港大學同樣採用了 Microsoft 365 Copilot 來重塑工作流程。在部署 Copilot AI 助手後，港大成功將行政文件整理與解答查詢的流程自動化。系統不僅能協助撮要長篇內容，更能集中處理常見的查詢，省去人手逐一搜尋與回覆的時間成本。

這項轉變帶來了顯著的連鎖效應：教職員不再被頻繁的查詢打斷工作節奏，得以從繁瑣的行政泥沼中抽身，能更有效地管理時間和安排工作重心。當日常營運對人手的依賴降低，專業人員便能將全部精力投入於高價值的核心業務，真正彰顯其專業價值與工作成效。這點對於人手本來就相對緊絀的中小企來說，尤其具有參考價值。

要在公司內部全面普及 AI，數據安全與合規始終是老闆和管理層的底線。這也是為何員工「自攜 AI 工具」雖然方便，卻潛藏著機密外洩的風險，促使企業在選擇 AI 方案時，必須要求嚴格的企業級防護。

以港鐵和港大所採用的 Microsoft 365 Copilot 為例，其架構必須建立在企業級安全性與負責任 AI 全方位架構的基礎上。系統需確保用戶的指令（Prompts）與內部機密數據絕不會被用於訓練公開的基礎 AI 模型。同時，系統需繼承公司原有的權限與敏感度標籤設定，做到「只見該見之物」，從源頭杜絕內部越權與資料外洩的風險，讓公司在推動創新的同時無後顧之憂。

從港鐵的營運優化到港大的專業專注，我們可以看到，真正的數碼轉型並非單純引入新技術，而是透過科技釋放團隊的潛能。對於香港中小企而言，資源與人手往往比大機構更寶貴。善用如 Microsoft 365 Copilot 這類企業級生成式 AI，將繁瑣的行政工作交托於機器，讓員工專注於跑業務、創新與決策，真真正正實踐「人機合一」，已不再是未來的願景，而是當下保持競爭優勢、實現可持續發展的必經之路。

Microsoft 透過 Microsoft 365 Copilot，實踐以人為本的 AI 願景，讓 AI 成為日常工作的協作夥伴，協助企業提升生產力，邁向 AI 驅動的前沿轉型。